Web会議の場所がない？外出先・オフィスでWEB会議スペースを確保する方法一覧

オフィスや自宅などでWeb会議をする機会が増えたことで「場所がない」「会議室が埋まっており使えない」とお困りの方も多いのではないでしょうか。

この記事では以下の2つに分けて、Web会議の場所をどのように確保するのかを解説します。

1. オフィスにWeb会議スペースがない・足りない場合
2. テレワークや外出中にWeb会議をする場所がない場合

セキュリティ的にも安全で、集中してWeb会議を行える場所やスペースを用意する方法が分かるようになっています。上記のどちらか当てはまる方を参考にしてみてください。

①オフィスにWeb会議スペースがない・足りない場合の対処法

「Web会議が増える一方で、オフィスにある会議室の数が追いついていない」「周囲の声が入ってしまい会議に集中できない」など、Web会議スペースの不足に悩む企業も増えているのではないでしょうか。

オフィス内にWeb会議スペースを作るには、以下のような方法があります。

1. デスクをパーテーションで仕切り、既存のデスクでWeb会議を行えるようにする
2. Web会議ブースを設置し、そもそもスペース自体の数を増やす

順番に説明していきます。

①-1：デスクをパーテーションで仕切り、既存のデスクでWeb会議を行えるようにする

オフィスに新たにスペースを作るのではなく、既存のデスクをパーテーションで区切ってWeb会議を行いやすくする方法です。

パーテーションでデスクの周りを囲むことで、隣のデスクの話し声や周囲の雑音をカットしやすくなります。またパーテーションの高さによっては、周囲の視線も遮断できるため、より集中しやすいデスク環境が作れるでしょう。

パーテーションは価格が比較的安く、間仕切りのようなシンプルな構造の製品が多いので、好きな場所に手軽に設置しやすいというメリットもあります。

ただ壁や扉がないため、セキュリティや防音効果はそこまで高くありません。

防音性が気になる場合は、吸音素材を使ったパーテーションを選ぶのが良いでしょう。吸音素材には空間の音を吸収して反響を防ぐ効果があるので、外部への音漏れを抑えやすくなります。

パーテーションの費用相場は、1つにつき1万〜10万円程度。ただし全てのデスクをパーテーションで区切ろうとすると机の数に応じた費用が必要なので、オフィスの規模によっては高額になる可能性もあります。

①-2：Web会議ブースを設置し、そもそもスペース自体の数を増やす

「会議室が埋まっており使えない社員が多い」「そもそも会議室自体を手軽に増やしたい」という場合は、Web会議ブースを設置するのがおすすめです。

Web会議ブースとは「Web会議や集中ワークを行うためにオフィスに設置する、防音性能のある個室ブース」のことを指します。オフィスの騒音問題を解決するために開発されているので、パーテーションによる仕切りだけでは難しい「防音環境」や「セキュリティ」が実現できます（製品によって効果の大きさは様々です）。

ただしその分、1つ当たりの費用が高くなる点がデメリットです。Web会議ブースの形状や防音レベルにもよりますが、20万～100万円程度かかると考えておきましょう。

Web会議ブースのメリット・デメリットをまとめると以下のようになります。

【メリット】

• 簡易的な会議室を、大規模な工事無しで増やせる
• 製品によっては防音性能が高く、より集中してWeb会議が行える
• 会話の漏えいを抑えられるので、セキュリティ効果も見込める
• 個室や半個室の空間を作れるため、周囲に気を取られにくく作業効率が上がりやすい

※製品によって効果の大小が異なります。

【デメリット】

• 高性能であればあるほど価格が高くなりがち
• 完全に密閉されるWeb会議ブースは「個室」とみなされるため、消防法の制限を受けて追加工事などが必要になることもある
• オフィスのレイアウト変更をしなければない可能性がある、もしくは設置に大がかりな作業が必要になることがある

Web会議ブースには3つのタイプがあり、防音性能や費用が異なる

Web会議ブースは大きく分けて3種類あります。

ブースのタイプ	防音性能	設置しやすさ	費用相場
フルクローズ（完全個室）	◎	△	60万～100万円
セミクローズ（天井なし・扉あり）	○	◎	20万～60万円
オープン（天井なし・扉なし）	△	◎	10万～20万円

Web会議スペースに求める内容・予算に最もマッチしたタイプを選ぶのがおすすめです。

【フルクローズ（完全個室）：費用目安 60万円～】

天井や扉があり、完全な個室を作ることができるタイプです。密室になるため、防音性能は最も高くなります。

しかしフルクローズは「個室」。換気がうまくできず夏場に非常に暑くなる可能性がある・消防法の制限対象になることがある、といった点に注意が必要です（設置場所や管轄の消防庁の判断によっては、追加工事などが必要になるケースもあります）。

フルクローズのブースは、一度設置したら場所を変更することが難しく、最適なスペースを用意してから導入する必要があります。本格的なオフィス改造をしたくない企業には不向きでしょう。

【セミクローズ（天井なし・扉あり）：費用目安 20万円～】

四方を囲む壁と扉がありますが、天井はないタイプです。天井部分が開放されているため、前述のフルクローズと比べると防音性能は劣るでしょう。

しかし天井がないことで消防法の制限対象ではなくなり、自然な換気が行えるというメリットがあります。工事の必要がなく簡単に設置できる製品が多いので、大がかりなオフィスレイアウト変更をせずに、Web会議ブースを導入したい企業に好まれています。

防音性能を気にする方もいると思いますが、音は直進する性質があるため、四方が囲まれていれば意外とカットできるものです。実際に、弊社が開発したセミクローズのWeb会議ブースをお試しいただいたお客様からは「これなら十分にWeb会議ができそうだ」という感想をいただいています。

【オープン（天井なし・扉なし）：費用目安 10万円～】

パーテーションのような形状で、天井や扉のないタイプです。簡易的な半個室となるため、前述の2タイプよりも防音性能は低くなります。

①-1でご紹介したパーテーションでは既存のデスクを囲うことで、Web会議を行いやすい空間を作りました。それに対してオープン型のWeb会議ブースでは、より半個室に近い空間を作ることができます。オフィスの好きな場所にWeb会議専用スペースを作る目的で、利用されることが多いでしょう。

「防音性能やプライバシーをそこまで求めていない」「周囲からの目線をカットできれば十分だ」と考えている企業に向いています。

簡易的なWeb会議専用スペースをオフィスに作りたいなら「おもいっきり集中空間」がおすすめ

• 「Web会議スペースをなるべく手軽に設置したい」
• 「完全個室でなくても、ある程度の防音性能があり集中できる環境が作れるのであればそれで十分」

このように考えている企業には、セミクローズ（天井なし・扉あり）型のブース「おもいっきり集中空間」がおすすめです。

この製品は防音性能があるセキソーボードという素材で作られているため、抜群に軽いうえに、一定の防音効果も期待できます。

もちろん完全個室のフルクローズに比べると防音性能は下がりますが、実験では56dB（デシベル）程度の騒音を46dBまで落とすことができています。

56dB	掃除機から数m離れた場所で聞こえる音と同じ程度
46dB	かなり静かな事務所の音と同じ程度

天井が開いていても、一般的なWeb会議は十分に行える環境といえるでしょう。

むしろ完全個室のタイプに比べて費用も安く、設置や導入にかかるコストが低いというメリットがあります。

②テレワークや外出中にWeb会議をする場所がない場合の対処法

テレワークが盛んになったことで、オフィス以外の場所からWeb会議を行うケースも増えています。「自宅では集中して会議ができないが、カフェやコワーキングスペースはセキュリティの問題で使用できない」という方も多いでしょう。

外出中にテレワークでWeb会議をする際には、以下のような場所がおすすめです。

1. 街や駅に設置されているWeb会議ブースを利用する
2. レンタル会議室を利用する
3. カラオケ店を利用する

順番に見ていきましょう。

②-1 街や駅に設置されているWeb会議ブースを利用する

最近では駅・オフィスビル・商業施設などビジネスパーソンが多く利用するエリアに、Web会議ブースが設置されるケースが増えてきました。

完全個室タイプで、デスクだけでなくWi-Fiや電源なども完備されています。

こうしたWeb会議ブースは利便性の高い場所にあるためアクセスしやすく、移動のロスが少ないというメリットがあります。15分につき200〜300円程度と手頃な料金設定のブースも多いので、移動の途中で短時間のWeb会議に参加したい場合にも向いているでしょう。

以下のようなサービスを使えば、街や駅に設置されているWeb会議ブースを検索・予約できます。

• STATION BOOTH（ステーションブース）
• TELECUBEサービス（テレキューブサービス）

②-2 レンタル会議室を利用する

会議室のレンタルサービスを提供する会社も増えています。例えばアパートの一室を丸ごと格安でレンタルできる場合も。長時間の利用や複数名でWeb会議に参加する場合は、こういった場所を使うのもおすすめです。

Web会議ブースよりもスペースが広く、換気のしやすい窓つきの会議室もあります。またプロジェクターやホワイトボードなどが用意された会議室もあるので、目的に応じたタイプを選ぶと良いでしょう。

価格は立地や設備条件により幅がありますが、1時間につき1,000〜2,000円程度の会議室が主流です。また、1時間500円程度で利用できる手軽なタイプもあります。

以下のようなサービスを使えば、近場のレンタル会議室を検索・予約できます。

• Spacee（スペイシー）
• instabase（インスタベース）

②-3 カラオケ店を利用する

Web会議場所の穴場スポットとして、カラオケ店を利用する方法もあります。

利用客の少ない平日昼間を中心に、カラオケルームでテレワークができる「テレワークプラン」を打ち出すカラオケ店も増えているのです。

• ビッグエコー：テレワークプラン
• JOYSOUND：おすすめプラン

料金は1時間500円程度で、リーズナブルな設定となっています。Wi-Fiや電源が利用できることに加えて、ドリンクの飲み放題プランがついているのも、カラオケ店ならではでしょう。

ただしデスクワーク用に作られていないためテーブルが低い、椅子が柔らかすぎる、部屋が暗い…といったデメリットも。また近隣の部屋の歌声が響いてくる可能性もあるので、騒音をどの程度抑えられるかは運次第となります。

重要なWeb会議を行う場合は、事前に下見をしてから利用することをおすすめします。

外出中にWeb会議ができる施設を利用する注意点

以上、外出中にWeb会議ができる施設をご紹介しました。利用にあたってはいくつかの注意点があります。

• フリーWi-Fiの利用は情報漏えいのリスクがある
• Wi-Fiがつながりにくい場合がある
• 温度調整がうまくできない施設がある
• 近くで行われている工事の音や、電車が通る音が聞こえてしまうこともある

このように、仮に個室を使っていたとしても（もしくは個室だからこそ）、様々な注意点があります。

大事な商談やミーティングを行う際には上記のような問題点がないか、あらかじめ下見をしておくことをおすすめします。